Беседа за круглым столом как способ руководства
К числу важнейших форм коллегиального сотрудничества следует отнести беседу за круглым столом. Эта форма дискуссии — одна из разновидностей деловых бесед.
Беседа за крутым столом представляет собой разговор между равноправными членами коллектива. Она играет существенную роль в современном управлении компанией. Круглый стол является в некотором смысле символом равноправия участников дискуссии: каждое место за столом имеет одинаковое значение, поэтому отсутствует особый порядок распределения мест и не возникает протокольных трудностей.
Беседу за круглым столом целесообразно проводить в следующих случаях:
- при горизонтальном информировании, когда присутствуют не только коллеги одного уровня управления данного участка, но и сотрудники других структурных подразделений;
- при согласовании проблем между штабными и линейными подразделениями компании;
- при решении задач по координации работы нескольких подразделений без участия руководителей;
- при работе комиссий, в которых принимают участие сотрудники различных производственных подразделений в целях подготовки и принятия совместных решений:
- при работе команды.
Обсуждение за круглым столом, как правило, организуется с целью разрешения определенной проблемы в процессе дискуссии. Участниками круглого стола могут быть либо коллеги одного уровни управления, либо сотрудники различных уровней и подразделений компании. Путем обобщения мнений участники беседы анализируют тезисы и антитезисы. В результате вырабатывается единая позиция.
Участники круглого стола обладают равными правами, т.е. их голоса имеют одинаковый вес вне зависимости от занимаемого служебного положения. Так появляется возможность использовать для решения проблем знания и способности различных специалистов. Желательно, чтобы они не находились в прямом подчинении. Иначе отдельные участники будут чувствовать скованность, что может негативно сказаться на результатах беседы.
Рассмотрим некоторые примеры из практики организации бесед за круглым столом на производственном предприятии:
- В компании участились рекламации из-за низкого качества одной детали, запущенной недавно в производство. Отдел сбыта, OTK и производственный отдел обсудили за круглым столом комплекс мер по устранению недостатков.
- На промышленном предприятии возникли трудности производственного характера. За круглым столом три инженера, техник и два мастера выяснили причины трудностей и пути их устранения.
- Для предупреждения несчастных случаев необходимо проверить, отвечают ли требованиям по технике безопасности работы, проводимые в цехе химических реактивов. За круглым столом свои соображение по этому вопросу высказали отдельные руководители, инженеры, техники и мастера, знакомые с работой цеха.
Решения за круглым столом принимаются квалифицированным большинством. Это большинство определяется самими участниками беседы. В этом смысле круглый стол принципиально отличается от совещания с сотрудниками, на котором руководитель принимает решение самостоятельно.
Целью круглого стола может быть подготовка решения, которое принимается на вышестоящем уровне управления, в этом случае руководитель не включается в дискуссию, пока коллеги подчиненного ему уровня не обсудят проблему за круглым столом. Другой целью круглого стола может быть принятие решения, которое должно реализоваться на уровне его участников.
Техника ведения беседы за круглым столом
Четкое направление хода дискуссии за круглым столом является важнейшим условием ее успеха. Есть три варианта определения руководителя беседы за круглым столом:
- Участники выбирают его из своего круга. Подчас это требует времени, так как могут возникнуть разногласия.
- Его определяет вышестоящий руководитель, если беседа проводится по его инициативе.
- Руководство беседой осуществляется попеременно ее участниками. Этот метод хорошо себя зарекомендовал при регулярном проведении бесед.
Сотрудник, которому поручено ведение круглого стола, не должен выступать по отношению к коллегам как представитель руководителя. Он только первый среди равных. В противном случае открытая дискуссия в кругу коллег может обернуться информированием о планах руководства.
Руководитель беседы за круглым столом выполняет двойную функцию: он является одновременно ведущим и участником:
- С одной стороны, он должен быть нейтральным посредником, держащим в руках нити дискуссии и направляющим ее к цели.
- С другой, он равноправный участник дискуссии. Он обязан высказать свое собственное мнение по обсуждаемым проблемам.
Ведущий является равноправным участником круглого стола, поэтому его положение значительно слабее, чем положение руководителя при ведении служебного совещания. К тому же следует учитывать, что коллеги за круглым столом дискутируют значительно резче, они менее сдержаны, чем на служебном совещании. Это существенно затрудняет ведение дискуссии. Руководителю беседы важно сохранять товарищеский тон, который присущ беседе равноправных коллег, и одновременно не ронять свой авторитет. Поэтому руководитель дискуссии должен следовать определенной схеме, облегчающей выполнение его трудной миссии.
Основополагающим принципом ведения круглого стола является разделение общей темы на ряд подтем. В результате появляется возможность целенаправленно переходить от одного положения к другому и ставить соответствующие вопросы. При этом руководитель должен следить за тем, чтобы каждый участник беседы имел возможность изложить свою точку зрения.
Рассмотрим возможный сценарий проведения беседы за круглым столом.
1. Вступление. Руководитель дискуссии после приветствия должен в общих чертах обрисовать тему и сформулировать главную цель беседы. Возможны два варианта:
- подготовка решения на вышестоящем уровне;
- определение единой позиции и принятие решении участниками круглого стола.
2. Определение фактического положения дел. Руководитель дискуссии должен осветить текущее состояние дел и предложить участникам ответить на вопрос: «Как в настоящее время обстоят дела, и как нам следует поступать?»
Мнения участников могут существенно отличаться друг от друга. Руководитель дискуссии должен иметь в виду, что его собственная оценка не должна играть решающей роли. Он вправе высказывать свою точку зрения лишь по фактическому положению дел.
Существует мнение, что руководитель дискуссии должен привести к общему знаменателю различные точки зрения на сложившуюся ситуацию и добиться определенного единства по этому вопросу. Однако это заблуждение, которым объясняются неудачи многих бесед за круглым столом. В действительности созданную в ходе бесед за круглым столом картину фактического состояния дел следует рассматривать как мозаику: различные точки зрения участников являются теми камешками, которые составляют общую картину.
3. Определение существующих трудностей. Руководитель дискуссии просит собравшихся высказаться о трудностях и проблемах, которые, по их мнению, существуют в настоящее время. Он задает вопрос: «Где, по вашему мнению, самые слабые места? Где, у кого, и по какому поводу наблюдаются особые трудности? Что показывают результаты вашего анализа?»
Эту часть дискуссии рекомендуется дробить на отдельные четкие вопросы. Иначе участники беседы могут потерять основную мысль и обсуждения не получится. Если ведущий видит, что обсуждение «уходит» от заданной темы, он возвращает ее в нужное русло постановкой дополнительных вопросов.
4. Поиск возможностей. Ведущий ставит следующий вопрос: «Какие возможности вы видите для преодоления существующих трудностей и устранения недостатков?»
При обсуждении проблемы мнения участников часто резко расходятся, и это может привести к взаимным нападкам. Риск возникновения конфликтной ситуации тем сильнее, чем больше обсуждаемая тема затрагивает личные интересы участников. Руководитель дискуссии должен не допустить взаимных обвинений. Он обязан упредить их путем постановки четких вопросов и управления ходом беседы.
5. Анализ аргументов. Речь идет о проверке отдельных предложений, сделанных в ходе дискуссии, и взвешивании аргументов «за» и «против». Например, задается вопрос: «Какой путь будет наилучшим? Почему?»
В ходе дискуссии руководитель должен определить, какой из названных вариантов будет более эффективным.
При рассмотрении аргументов используется, как правило, метод «плюс/минус». Суть такого метода заключается в том, что руководитель дискуссии выбирает первое из названных участниками предложений и призывает всех совместно поискать аргументы «за», а затем «против».
Не рекомендуется начинать с аргументов «против», так как в этом случае существует опасность, что до обсуждения аргументов «за» дело вообще не дойдет. При использовании метода «плюс/минус» положительные и отрицательные аргументы фиксируются на доске. Такая наглядность позволяет еще раз вернуться к основным моментам дискуссии, взвешенно подойти к принятию решения.
6. Принятие решения. Принятие решения осуществляется путем голосования. Голосуют все участники дискуссии, в том числе ее руководитель. Участники не могут воздержаться от голосования: они должны высказываться «за» или «против», иного не может быть.
При проведении круглого стола только с целью горизонтального информирования или обмена опытом вместо принятия решения обобщаются результаты дискуссии. В этом случае голосование не проводится.
Руководитель круглого стола должен правильно использовать средства ведения дискуссии. В его арсенале имеются еще такие средства, как:
1. постановка вопроса;
2. повторение;
3. обобщение сказанного.
6.1. Постановка вопроса является наиболее эффективным средством направления беседы в нужное русло. При этом руководитель не манипулирует мнением других участников.
Различают три разновидности вопросов: закрытый (прямой), наводящий и открытый.
На закрытый (прямой) вопрос можно ответить «да»/«нет» или очень коротко и немногословно. Закрытые вопросы должны использоваться осторожно и весьма редко, например, когда для дальнейшего ведения дискуссии нужны точные цифры или информация. Например: «Сколько слушателей присутствовало сегодня на занятиях?» или «На сколько минут опоздал сотрудник А.?» Закрытые вопросы создают атмосферу допроса, а не обсуждения и деловой беседы.
Наводящие вопросы служат для того, чтобы получить желаемый ответ. Типичный наводящий вопрос звучит так: «Вы ведь согласны, что...» Наводящий вопрос часто вызывает негативную реакцию: участники беседы, имеющие свое мнение и собирающиеся его отстаивать, в результате постановки наводящего вопроса раздражаются и намеренно начинают спорить.Руководитель дискуссии не должен управлять беседой с помощью наводящих вопросов, иначе его справедливо могут упрекнуть в манипулировании ходом дискуссии.
Открытый вопрос даст партнеру возможность развивать мысли и формулировать собственное мнение, не ограничивая его заранее установленными рамками. Типичные открытые вопросы: «Что, по Вашему мнению, представляет наибольшую трудность при попытке выхода на европейский рынок?»: «Что Вы считаете правильным? Перечислите и обоснуйте конкурентные преимущества вашего товара?»С помощью постановки открытого вопроса каждый участник беседы призывается к активной работе и обдумыванию проблемы. Открытые вопросы являются для руководителя дискуссии важным средством управления беседой, создают хорошую основу для корректного и откровенного обсуждения темы.
6.2. Повторение даст руководителю дискуссии возможность усилить или ослабить аргументы участников либо сместить акценты и тем самым придать беседе предметный характер. Например:
В начале дискуссии один из участников жалуется: «Мы снова оказались в той же ситуации, что и много раз до этого. На год позже, чем в других фирмах, у нас, наконец, пришли к мысли о применении нового метода. Почему так поздно? Они там что — живут на Луне?»
Посла этого высказывания ведущий констатирует: «Если я Вас правильно понял, вы полагаете, что стоящая на повестке дня тема является для нас срочной и давно требует своего решения».
В результате повторения руководитель дискуссии эмоциональный выпад превратил в деловой аргумент, с помощью которого он призвал других участником собрании к высказыванию своих точек зрения. Выбор отдельных аргументов из множества бессистемных высказываний также может направить дискуссию в нужное русло.
Благодаря использованию повторения руководитель дискуссии имеет возможность из не относящихся к делу высказываний выделить аргументы, которые станут отправной точкой для дальнейшего обсуждения.
Итак, повторение выполняет следующие функции:
- возвращает отклонившуюся дискуссию к основной теме;
- сглаживает агрессивность высказывания путем подбора более корректных выражений;
- упорядочивает и поясняет аргументы.
6.3. Обобщение позволяет руководителю беседы компоновать отдельные доклады и выступления, подводить промежуточные и общие итоги, менять ход дискуссии, если возникает вероятность отклонения от темы. Обобщение, по сути, представляет собой извлечение из отдельных выступлений общей идеи и ее увязывание с главной темой.
Обобщения должны быть краткими и четкими. Их смысл заключает не в повторном «прокручивании» перед участниками всего хода дискуссии, а в выделении се основных моментов и подведении итогов.
Каждый раз после рассмотрения определенною раздела ведущий делает частичное обобщение, констатируя: «Мы уже выработали следующие варианты решений... Нам еще остается выяснить...» или «Мы уже рассмотрели проблему с таких-то позиций и получили следующие предложения... Давайте еще раз рассмотрим первое предложение, а именно...»
Руководителю дискуссии не следует произвольно интерпретировать выступления коллег. У собеседников не должно возникать подозрения, что, искажая чужие мысли, он сознательно пытается выдвинуть на первый план собственные идеи. Наоборот; ведущий должен подчеркивать, что его задача — объективное изложение всех точек зрения и дальнейшее конструктивное ведение дискуссии.
Заканчивая изложение темы, еще раз подчеркнем, что в современной компании среди различных средств руководства важнейшее место занимает беседа. В рамках коллегиального сотрудничества все большую значимость приобретает беседа за круглым столом, являющаяся кооперативной формой подготовки и принятия решения. Эффективность круглых столов прямо зависит от заинтересованности участников, их компетентности, а также готовности соблюдать дисциплину и правила дискуссии.
Первым условием успешного использования круглого стола как средства руководства является обучение всех руководящих работников технике ведения дискуссии. Отличную возможность для этого дают соответствующие учебные программы. Их участники не только учатся эффективно дискутировать, осваивают навыки работы в команде, но и обретают уверенность в плодотворности коллегиального сотрудничества.
Сергей Оганович Kaлeнджян, доктор экономических наук, академик Международной академии организационных наук, декан факультета "Высшая школа корпоративного управления" АНХ при правительстве РФ, член НТС ОАО "Газпром"
Источник: elitarium.ru